益阳职业技术学院公务卡使用管理办法

作者: 时间:2020年04月02日 15:06 点击数:

益阳职业技术学院文件

 

 

 

益职院发2018 5 号                       签发人:蔡建宇

益阳职业技术学院

公务卡使用管理办法

 

第一章  

第一条 为进一步加强学院内部控制,规范学院财务管理,提高公务支出透明度,减少现金结算,加强财务监管,根据财政部下发的《财政部 中国人民银行关于印发<中央预算单位公务卡管理暂行办法>的通知》(财库[2007]63号)及益阳市财政局 人民银行益阳市中心支行关于印发《益阳市市直预算单位公务卡管理试行办法》的通知,结合学院实际情况,特制定本办法。

第二条 本办法适用的经费范围为学院财务处管理的经费。

第三条 本办法所称公务卡,是指学院在职在岗教职工个人持有的,主要用于日常公务支出和财务报销业务的,具有一定透支额度和透支免息期的个人信用贷记卡。公务卡实行“一人一卡”实名制,由学院在职在岗教职工个人持有、保管和使用并承担相应法律责任。

第四条 公务卡强制结算的范围是指原使用现金方式结算的日常公务支出和单次消费额度在5万元(人民币,下同)及以下的零星购买支出。学院日常公务所发生的办公费、差旅费、维修(护)费、会议费、培训费、公务接待费、公务用车运行维护费、印刷费、咨询费、手续费、水费、电费、邮电费、物业管理费、租赁费、专用(实训)材料费和其它交通费用等原则要求全部使用公务卡进行结算。原使用转账支付的公用经费支出,可以实行转账支付结算,也可以用公务卡结算。在公务卡结算方式的适用范围内,学院各系部、处室、中心等部门应首先选择在具有刷卡条件的商户进行公务卡消费。具体支出内容参见《湖南省财政厅关于实施省级预算单位公务卡强制结算目录的通知》(湘财库[2012]8号)。

第五条 我院统一在交通银行益阳分行办理公务卡。与公务卡管理有关的信息维护、财务报销、银行划款和动态监管等业务,通过专门的公务卡管理系统办理。

第二章  公务卡日常管理

第六条 公务卡的申办与变更流程

(一)按公务卡管理工作要求,由学院各系部、处室、中心等部门教职工到发财务处如实填写“公务卡申请表”,所在部门对相关资料真实性进行确认后盖章,交由发卡行办理。

(二)发卡银行按照银行相关程序审核学院教职工的申请资料和办理公务卡,并及时做好公务卡信息维护工作。发卡银行将办理好的公务卡交给办卡人,持卡人收卡后应及时激活、查验和修改密码,并及时到财务处登记卡号、身份证号和开卡时间,以便进行信息管理。

(三)持卡人调动、离职、退休等,必须经学院财务处确认无对公债务后,组织、人事部门方可办理相关手续。持卡人离职、调动离开学院,在办理离院手续时必须到发卡银行按相关规定办理公务卡转(换)为普通信用卡或销户手续,之后持相关证明到财务处办理离院手续。退休人员办理退休手续的,原则上需办理公务卡的销户手续。

第七条 公务卡的使用和管理

(一)公务卡是以教职工个人名义申领的,卡片和密码均由个人负责保管,教职工要认真阅读公务卡领用合约,并按合约要求使用和保管好公务卡。持卡人个人资料发生变化,应及时向发卡银行申请办理变更手续。如存在公务卡遗失、被盗或者被其他人占有的情形,持卡人应及时致电发卡银行客户服务热线4008009888办理挂失手续。公务卡挂失后可向发卡银行申请补办新卡,并将新卡号告知学院财务处。如未及时挂失造成的经济损失由持卡人个人承担。

(二)公务卡用于学院公务支出的结算,持卡人在未办理报销手续之前,无论是公务消费还是个人消费均属个人行为。持卡人要严格遵守国家关于银行卡使用管理的有关规定,规范使用公务卡。严禁持卡人违规使用公务卡。对恶意透支、拖欠还款等所产生的后果,由持卡人负责,学院不承担由此引发的任何责任。

(三)持卡人收到银行对账单后应及时核对,对公务消费交易有疑义的,可向发卡银行提出交易查询。对报销金额有疑义的,可到学院财务处进行查询。

第八条 公务卡的信用额度

公务卡的初始信用额度(透支额度)原则上为2-5万元,每个教职工的具体信用额度由发卡银行根据个人的收入和信用状况核定。特殊情况下公务卡信用额度不能满足公务支付需要时,持卡人可向发卡行申请临时增加信用额度,增加的额度数和使用期限等具体事项,按照发卡银行有关规定执行。如果需要永久调增信用额度,持卡人到发卡行领取“公务卡调额申请汇总表”,须征得学院财务处签字同意之后,向发卡银行提出申请。

第九条 公务卡的免息还款期

免息还款期是指在使用公务卡进行刷卡消费交易日至到期还款日之间的时间。在此期间,持卡人只要全额还清当月对账单上(账单日)所记本月应还金额,则不需支付利息。因为刷卡消费的时间有先有后,所以享有的免息期长短不同。免息期最长56天,最短26天。

第三章  公务卡支付管理

第十条 公务卡主要用于公务支出的支付结算。公务支出发生后,持卡人应及时向学院财务处申请办理报销手续。公务卡也可用于个(私)人支付结算业务,但不得办理财务报销手续,学院不承担个(私)人消费行为引起的一切责任。

第十一条 使用公务卡结算的,应在公务卡信用额度内消费,并须取得消费发票及购物清单等财务报销凭证和持卡人消费签名的消费交易凭条(刷卡POS机打印的小票)。

第十二条 持卡人在执行公务中原则上不允许通过公务卡提取现金,如通过公务卡透支提取现金,提现手续费、利息等费用由持卡人自行承担。

第四章  公务卡财务报销管理

第十三条 公务卡结算的报销原则

(一)公务卡管理办法实施后,学院现行财务管理制度和报销审批程序不改变。

(二)未经批准的公务消费、不符合学院财务管理制度规定的公务消费,一律视为持卡人个人消费,由持卡人自行负责,学院财务处不予报销。

(三)各系部、处室、中心等部门负责人应严格执行财经纪律及经费管理的有关规定,对本部门公务卡持卡人的公务消费行为进行管理和监督,严格控制公务支出。

第十四条 公务卡结算的报销程序

(一)持卡人使用公务卡进行公务消费时,应在公务卡信用额度内先通过公务卡刷卡结算,取得本人签名的公务卡消费交易凭条(POS机小票)和相应的原始发票及购物清单并妥善保管,及时按学院经费报销制度办理报销手续。

(二)持卡人使用公务卡进行公务消费后,必须及时办理各项审批报账手续,并最迟于发卡银行规定的免息还款日前7个工作日办理财务报销手续(原则上持卡人应在公务消费4天后、发卡银行规定的免息还款期到期前7个工作日内,向学院财务处申请办理报销手续,财务人员应当在发卡银行规定的免息还款期到期前3个工作日内,办理报销资金的还款手续)。因个人报销不及时或不符合学院报销规定造成的利息、违约金等费用,由持卡人承担。

第十五条 为避免因特殊情况公务卡还款不及时,给持卡人产生透支利息、违约金以及个人不良信用记录等,建议持卡人办理公务卡自动还款绑定。将本人工资卡(属借记卡,不能透支)作为公务卡指定自动转账还款账户,实在不能及时报销还款时,授权发卡银行在到期还款日当天,从个人工资卡中自动扣划公务卡的应还金额(到期还款日当天,工资卡应有足够余额),事后再按正常报销程序办理报销手续。

第十六条 财务人员对持卡人签字确认的公务卡消费交易凭条(POS机小票)、报销单据等进行审核后,登录公务卡管理系统,根据持卡人提供的姓名、交易日期和消费金额等信息,查询核对公务消费的真实性,审核确认后予以报销,并按报销金额还款到持卡人公务卡上。

第十七条 财务人员将公务卡管理系统所生成的“汇总还款明细表”,以电子文档形式提交发卡银行,并将加盖学院财务公章的纸质凭证提交发卡银行,“汇总还款明细表”电子信息与纸质信息必须确保一致。

第十八条 学院财务处签发“财政授权支付凭证”,发卡银行根据财务处签发的支付指令和“汇总还款明细表”信息,将资金支付到公务卡账户,并以手机短信方式通知持卡人。

第十九条 因供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的,持卡人应及时将相应款项及时退回学院账户。持卡人退款的财务审核手续按学院财务制度规定执行。

第二十条 有下列情形之一的,所产生的费用由持卡人自行承担,不予报销:

(一)使用公务卡用于个人消费部分。

(二)报销费用与提供的报销凭证(发票、消费清单)、公务卡消费交易凭条不符的。

(三)持卡人透支提取现金所产生的手续费、利息等。

(四)因持卡人报销不及时及或不符合报销管理要求,未能在公务卡免息期内完成报销,所造成的罚息和违约金等相关费用。

(五)因持卡人个人保管不慎或遗失等原因,导致公务卡被盗刷所形成的支出和损失。

(六)其他不符合财务管理规定或超出标准的消费。

第五章    

第二十一条 学院财务部门在公务卡管理工作中的主要职责是:

(一)录入教职工公务卡初始化信息,做好公务卡信息维护工作。

(二)加大对学院持卡人使用公务卡结算的宣传力度,促进本单位持卡人树立良好的信用意识。

(三)加强学院预算管理与财务内控机制,规范财务报销与会计核算程序,保证资金安全。

(四)督促学院持卡人及时办理公务卡项下公务消费支出的财务报销手续,协助发卡银行向学院有逾期欠款的持卡人催收欠款。

(五)通过公务卡管理系统,审核学院持卡人提请报销的公务卡消费信息,及时办理公务卡的报销还款和资金退回处理等有关工作,及时下载保存报销还款信息,做好相关账务处理工作。

(六)配合市财政局做好公务卡监督管理等有关工作。

第二十二条 严禁违规办理公务卡报销业务或查询、泄漏本单位公务卡持卡人的私人交易信息;严禁持卡人违规使用公务卡、恶意透支、拖欠还款或将非公务支出用于公务报销;禁止在刷公务卡后又撤销交易,进行虚假消费,违反规定的,追究相关人员的行政责任,情节严重涉嫌犯罪的,移交司法机关依法追究刑事责任。

第二十三条 学院实行公务卡结算方式后,原则上不再办理公务卡信用额度以内的现金借款。特殊情况需办理现金借款的,应书面报告,经系部、处室、中心等部门负责人及分管院领导审批同意,财务处审核,分管财务院领导和院长分别签字后,方可预借现金,并按现行财务规定办理报销。

第二十四条 实施公务卡结算方式后的现金管理

学院实行公务卡结算方式后,工资、津贴补贴、奖金、课酬和学生奖助学金、劳务费等人员经费支出通过个人银行卡(或存折)结算和发放,商品服务支出等公务支出通过公务卡结算,一般情况下不再使用现金方式结算。但根据《现金管理暂行条例》有关规定,结合当前实际情况,我院可以在下列范围内使用现金:

(一)确需使用现金发放的慰问金、抚恤金、丧葬补助及遗属补助等支出;

(二)按规定向教职工支付的差旅补助;

(三)签证费、快递费、过桥过路费、出租车费用等目前只能使用现金结算的支出;

(四)对本办法第四条中列出的各项费用,因不具备刷卡条件而无法采用公务卡结算,但工作实际需要发生的支出,如交通费、偏远山区工作中发生的支出等,报经系部、处室、中心等部门及财务处批准可以暂不使用公务卡结算。

第二十五条 若公务卡消费交易凭条(POS机小票)丢失,请打印公务卡的银行交易流水单并签上持卡人姓名。

第二十六条 本办法由学院财务处负责解释,自2018年1月1日起施行。

 

 

 

 

 

(此页无正文)

 

 

益阳职业技术学院

2018年1月24日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 送:全体院领导,学院各单位。

益阳职业技术学院办公室           2018年1月24日印发

版权所有益阳职业技术学院  湘ICP备09025336号
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